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【在宅勤務ビギナー向け】teams 便利機能 初日に覚えたい 基本のキ

TEAMS基本操作

「teams」って使ったことあるかな?

在宅勤務が始まってから使いだしたよ!zoomと同じでビデオ会議ができるソフトだよね?

そう!チャット機能もあって、セキュリティもしっかりしてるからビジネスでよく使用されているよ!

今回の記事がオススメの人は・・

★在宅勤務でteamsを使い始めた!とりあえず基本操作を抑えたい

★特に、仕事の効率がアップする機能をチェックしたい

筆者情報

★在宅勤務が始まりteamsを使い始める
★使用歴は1年半ほど
★社内連絡のメインツールはteams。それなりに使い込んでいる。

在宅勤務が始まりTeamsを使い社内外とコミュニケーションをとっている方、多いのではないでしょうか。


筆者の会社では在宅勤務前からみんな導入はしていたものの、いまいち活用していませんでした。


しかし、在宅勤務が始まったことにより一気に普及し社内でコミュニケーションをとる際のメインツールとなっています。

Micro soft社が提供しているということもあり、Zoomなどのフリーソフトに比べてセキュリティ性やソフトへの信頼度が高いツールですね。

多くの人が使用しているLINEに操作性が似ている(チャット機能やビデオ通話)こともあり、なんとなく初めて使った人も使用方法は掴めます。

操作が「直観的」てやつ?

本記事では、Teamsを使い始めた人が初日に是非おぼえておきたい便利な”基本のキ”5操作をご紹介します。

あとから「こんな機能あったんだ・・もっと早く知りたかった」なんて後悔せずに済みます!

基本操作はササッと覚えて仕事の効率をあげよう!

teamsの便利機能その1:よく連絡する人を「ピン留め」する

ピン留め機能を使う

Teamsで一番使用頻度が高いチャット機能。

ラインのメッセージ画面ととても似ています。連絡を取った人一人ひとりとトークルームが作られ、チャット内容が吹き出しで表示されていきます。

筆者はよく連絡をとる人を一番上にピン留めしています。

手順はこれだけです。

①ピン留めしたい人のメッセージボックス右サイドに表示されている「・・・」マークを右クリック

②「ピン留め」を選択

ピン留めの手順

これによりトークルームが下に流れることなく一番上に表示されたままなので、返信が来た時にすぐ気づくことができます。

何かと便利な機能です。

筆者はよく大量のチャットを受け取ると見落としが発生してしまい、朝来たメッセージに昼すぎやっと気づく!なんてこともありました。


しかし、よく連絡が来る人をピン留めした結果新着メッセージの見落としが減りやりとりもスムーズに出来るようになりました。

自分から連絡したい時も一番上に表示されてるので、下までスクロールしてメッセージボックスを探す必要無し!

複数人ピン留めすることもできるので、よく連絡をとる人は固定しておきましょう。

チャットのピン留め機能を使ってメッセージのやりとりをスムーズにしよう。

teamsの便利機能その2:忙しい時はステータスを「取り込み中」に変更

ステータスの調整

teamsでは、自分の状態を表すステータス表示がアイコン横にセットされています。

通話中だと赤色に変化、しばらく離席していると黄色に変化、パソコンで作業をしている通常時は緑色になっています。

信号機みたいね

電話をかける時、相手のステータスが赤色だと「取り込み中だ」と分かるから緑色に戻るまで待つよ。

こちら、パソコンの状態によって自動で色が変わりますが、意図的に変えることもできます。

手順は以下の通り。

①画面下部のタスクバーからteamsのアイコンにマウスを乗せる。

②自分が表示したいステータスをクリック。

例えば、通常時の緑色になっている時。

ステータスとしてはメッセージや着信を受けられる状態であっても、期限のある業務を片づけている時など電話にでられない状態の時もありますよね。

そういう時は自分で表示を「赤色」か「取り込み中」に変えてしまいます。

相手側からは「取り込み中なんだな」ということが分かるので、電話はかかってきません。

ステータスが赤色でも一応電話はかけられるんだけど、普通はみんなかけない。普通はね。

オフィスで同じ空間で仕事をしていれば相手の状況が目で見えますが、在宅勤務だとそうはいきません。相手の状況が見えない在宅勤務だからこそ自分の状態を周りに発信しましょう。

ステータス表示をコントロールして忙しい時は急な電話に振り回されないようにしよう

teamsの便利機能その3:カメラ、マイクの ON/OFF 使う

カメラマイクの調整

ここからは通話画面で使える機能についてです。

通話に参加する時にはマイクのオンオフ、カメラのオンオフをコントロールすることができます。

大人数が参加する会議などでは発言する時以外マイクをオフにしておくこともできます。

手順は以下の通り。

①電話に出る前、会議に参加する前に表示される画面でマイク・カメラのオンオフを選択

②オンオフが正しくセットされたことを確認してから「今すぐ参加」をクリック

※会議参加中にも同じくオンオフを変更することができます。

発言中以外はマイクをオフにして、自分の作業が出来るので仕事の効率があがりました!!

あんまり良くないけどみんなやっちゃってるよね・・・
急に発言を求められた時に「聞いてなかった!!」とだけはならないようにね。

パジャマ姿をさらさないようにカメラのオンオフは要チェケ!(ほんと焦る・・)

会議に参加する時は毎回カメラ・マイクのオンオフを調整しよう。

teamsの便利機能その4:会議中に資料を画面で共有する

会議中の資料共有

こちらも会議中に使用できる機能。

在宅勤務だと同じ資料を隣に並んで確認することができないので画面上で共有します。

ちなみに画面選択の際どの画面を表示させるか選択できるのですが、自分の「デスクトップ」を表示させれば別画面に移ってもいちいち画面切り替えをする必要が無いので便利です。

手順は以下の通り。

①通話中の画面で画面共有ボタンを選択

②共有させたい自分のPC画面を選択

画面共有ボタンはこんなやつ(笑) 画面の真ん中にありますよね?

やはり目の前に図解の資料などが有るのと無いのとでは打ち合わせのやりやすさが全く違います。

特に、1対複数人向けの説明会などでは、会議室でスクリーンにパワーポイントの資料を映して説明することがよくあります。そして後ろの方に座っているとたまにスクリーンがよく見えない事があります。


こういう時はオンライン会議だとが全員自分の画面で資料をしっかり見ることが出来るので、普段からこのやり方の方が良いと感じました。

画面共有を活用して、「同じ資料を隣で見ながら打ち合わせできない」という在宅勤務のデメリットをカバーしよう

teamsの便利機能その5:急な顔出しには背景ぼかしで対応する

背景をぼかす

上司

今日の会議はみんなカメラオンにしよか~

部下

!?

なーんて時に使える機能です。

(忙しくて部屋が悲惨な状態の時に限ってふいうちで来ます・・・)

カメラはオンにしたまま、人物以外の背景をぼかすことができます。

これで散らかった部屋にすべてモザイクをかけることができます。

手順は以下の通り。

①通話中の画面から「・・・」ボタンをクリック

②「背景をぼかす」という選択肢があるのでクリック

背景ぼかしを使うと「なんでぼかしてんの?と変に思われないか不安・・」と思う人もいるかもしれませんが、筆者の会社では大人数で顔出し会議をすると半分以上の人が背景ぼかしを使っています。


部屋が散らかっていなくてもなんとなーく自分の部屋を映すのが恥ずかしかったりもしますよね。個人的には全然気軽に使って良い機能だと思います!!

会議中カメラをオンにする際、部屋を映したくない人は背景ぼかしを使おう。部屋が散らかっている際の緊急措置としても!!

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まとめ:teamsの便利機能はサッと覚えて在宅勤務に順応していこう

以上、teamsで初日に是非おぼえておきたい便利な”基本のキ”5操作 でした。

①チャットのピン留め

②ステータスの調整

③カメラ、マイクのオンオフ

④資料共有

⑤背景ぼかし

今の事態はもちろん収束していって欲しいけど、在宅勤務は続けたいわぁ

思わぬきっかけで在宅勤務が普及したね。もしかすると今後もこの勤務形態が継続するかもしれないよ。在宅勤務でのワークスタイルはササっと身に着けておこう!!

ABOUT ME
さぱん
都内総合職勤務OL & 1児子育て中の筆者です。 一生勤めるつもりで新卒入社した会社を1年でやめることになり絶望。 その後2回の転職をへて1社目より好条件の一部上場企業へ入社できました。

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