下積み

【最優先】急に仕事で英語が必要に!当日後悔しない準備3選

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普段英語を使う事はないのに、急に海外オフィスとの打ち合わせが入った!

今まで使ってなかったのに急に英語話せない・・書けない・・何をすれば良いの?

この記事で分かること
  1. 仕事で急に英語が必要になった時になによりも最優先でやるべきこと
  2. 最優先でやるべき準備の具体例3選
  3. 英語を使うまでに1か月以上余裕がある時のオススメ勉強法
筆者

これを書いているのは・・
都内の大企業で総合職として働いているアラサーOL

★転職エージェントを利用して2度の転職を経験
★業務の8割は英語でのコミュニケーション

筆者は以前つとめていた会社で、普段は全く英語を使わないのに突然英語でのミーティングや海外出張が入ることがありました。

当時はビジネス上での英会話にあまり慣れておらずドギマギしたものです。

何度かそのような機会があり、毎回どうにか乗り越えると徐々にこなせるようになってきました。

その時に「結局これをやればなんとかなる」ということが見えてきたので共有したいと思います。

焦って学生時代の単語帳を引っぱりだして読み返しているあなた!
それでは全く間に合いませんよ!!

とりあえずこれだけ準備すれば、ビジネス英会話に不慣れな人でも海外オフィスとのミーティングや海外出張を乗り切ることができます!ということをまとめました。


仕事で急に英語が必要になった実経験

普段は英語なんて一言も話さないのに、急に英語を使う機会がでてきた・・・!

焦りますよね。

あれ、これって英語でなんて言うんだっけ?ググろ・・

英語でこう言われたらなんて返そう?

頭の中でシュミレーション大会が始まります。

筆者

筆者も新人時代に急に英語が必要になった経験があります。海外からの来客でした。

上司「今度カナダから取引先の人くるから1日ガイドよろしく。あ!打ち合わせもあるから参加してね。」


英語の仕事をお願いするかもしれないと言われてはいたものの、急にふってきた英語対応。

まだ社会人経験が浅かったこともありかなりドギマギしました。

結果なんとかなりましたが、当日まで「大丈夫かな?大丈夫かな?」と不安でした。

仕事で急に英語が必要になった時に最優先でやるべきこと

明日のミーティングで英語を使うことになった・・!

来週海外からの来客がある・・・!

このように仕事で英語が必要になった時に最優先でやるべきことはただ一つです。

とりあえず目の前のミッションを乗り越える応急処置をする。

これに限ります。

目の前のミッションを乗り越える応急処置とはつまり、打ち合わせや来客対応で使うであろう単語やフレーズのみに集中して頭に叩き込む。リストにして当日メモを持っていく。

こういったことです。※後ほど詳しく具体例を解説します。


じっくり学生時代の単語帳を引っ張り出して読み返す時間はありません。(というかそれ、意味ありません)

付け焼刃バンザイ!とりあえず盾と矛だけ背負って戦いに出るのです。

HPとMPをあげてレベルアップする時間はありません。

応急処置でビジネス英会話を乗り切れるのか?

付け焼刃の準備をしろ、と言われても落ち着かない人もいると思います。

  • なぜ応急処置が最優先になるのか。
  • 想定外の事態に対応できないのではないか。
  • 少しでも英語の基礎力を高める為に、単語帳を読み返し1つでも多く英単語を吸収しておく方が良いのではないか。

応急処置・付け焼刃の準備が最優先となる理由は、英語の基礎力をあげる時間はもう無いから。です。

ここで前提としているのは、仕事で英語が急に必要になった人です。

!!突然海外オフィスとの打ち合わせが発生した!!

!!来月急な海外出張が入った!!


このような人達は、残念ながらスムーズに英会話ができるレベルまで語学力を上げる時間はもうありません・・

その為、スムーズな英会話は諦めて「仕事としてやるべきことをきっちり果たす」ことを目的に付け焼刃を準備するべきなのです。

もう一度いいます。スムーズな英会話は諦めてください!



仕事で英語が必要になった時、最優先すべきゴールは、「スムーズな英会話で場をやりすごすこと」ではなく「打ち合わせでしっかり聞くべきことを聞き、伝えたいことを伝えること。」「出張で取ってくるべき情報を入手してくること」ですよね。

これが目の前のミッションであり、そのミッションを乗り越える準備に集中すべきだ。ということです。

もし英語を使用するまでに1か月以上の余裕があるのなら、これがオススメ。

続いて、目の前のミッションを乗り越える為に具体的にどういった準備が一番効果的か、お話をします。

その前に、もしあなたが仕事で英語を使用するまでに1か月以上の余裕があるなら別の手段をオススメしたいと思います。

それはスキマ時間で英語学習を行うことです。

忙しい社会人にとって1日1時間、絶対に英語の勉強をする!といった決意を実行できる人はかなり少ないです。



その為、スキマ時間を使って細く長くコツコツと英語を勉強するのがオススメです。

筆者は通勤でよく歩くので、信号待ち1~2分の度にコツコツ勉強していました(笑)
そのレベルでOKです。

筆者のオススメ勉強アプリ

ビジネス英会話 スタディサプリEnglish


こちらのアプリでは「1回3分から」スマホで英語の勉強が出来ます。

特に良いと思ったのは「キーフレーズチェック」という勉強法



例文にでている「I’d like to talk to you regarding~」というフレーズが出ています。

これは「~についてあなたへ伝えたいことがあります。」という意味ですが実際にかなりの頻度で使います!

フレーズとして、ひとかたまりで覚えてしまうと一気に英会話力がアップします!

また、「I’d like to talk to you regarding~」と前置きされると相手も「何か伝えたい事があるんだな。重要な話だ」と身構えてくれるので話が伝わりやすくなります。

regarding というのは about と同義です。

よりフォーマルな言い方ですね。

ビジネス場面でいうと、「~に関しまして」と言った所です。

このように同じ意味でもビジネスな言い方を知っているだけで自身のレベルアップになるし、相手にも礼儀正しく接することが出来て一石二鳥ですね♪

「I want to talk about~」と「I’d like to talk to you regarding~」ではレベルの差が歴然ですよね!

リンクを貼ったアプリは「ビジネス英語コース」となっていますが大丈夫です。

前提が「中学レベルの学び直しから実践的なビジネスシーンまで対応」となっているので実際に仕事で英語を使用したことが無い人も学び始めることができます。

ビジネスシーンに使える「とっさの一言700フレーズ」を収録

とっさの一言700フレーズ・・これも良いですね(笑)

結局こういうのが一番便利です。。

「とりあえずこれが言える」というフレーズをもっていると少し気持ちに余裕が生まれますよ。

フレーズを覚えれば自然と単語も覚えますしね♪

今なら7日間無料でお試し可能なので、英語の勉強を始める入口としてはお手軽で良いかもしれません。

気になった方は、値段や他のサービスを公式HPで確認してみてください。

公式HP↓

ビジネス英会話 スタディサプリEnglish

仕事で急に英語を使うことになったら、目の前のミッションを乗り越える準備をする。

では話を元にもどします。

仕事で急に英語を使うことになったらとりあえず目の前のミッションを乗り越える準備をする。

これが最優先だとお伝えしました。

  • 目の前のミッションとは、「来週の海外オフィスとのミーティング」や「来月の海外出張」など突発的に発生した英語業務。
  • そこで、果たすべき役割(必要事項のヒアリング、製品情報の収集など)を果たすということが最重要。
  • その為に最悪これだけあれば何とかなる、という準備をしましょう。



では、まず手始めにどんな準備に最優先でとりかかるべきか具体例を3つお伝えします。

【具体的な準備①】自社商品・サービスの英訳

【具体的な準備②】絶対使う丁寧語フレーズを3つマスターする
【具体的な準備③】会議の議題をリストアップして英訳リストを作っておく

具体的に説明していきますね!



【具体的な準備①】自社商品・サービスの英訳

まず間違いなく始めにやっておいた方が良いのは、自社商品・サービスの英訳です。

新規取引先との商談や、顧客に自社商品をアピールする必要がある場合は商品の内容だけではなくメリットや強みなども言えるようにしておくと良いです。


一番よく分かってる自社商品の説明なんて、さすがに英語でもなんとかできるよ。後でよくない?



そう思いますでしょう?


それが当日になると専門用語が訳せなくてモタついたりするのです。


筆者の会社はオリジナル製品が多かったので、ぶっつけ本番ではまず無理でした。

筆者

耐水・撥水加工の違いを英語で説明とかね・・準備しないと無理(汗)


よく知っているはずの自社製品!いつも説明する時に使っている専門用語の英訳は間違いなく確認しておいた方が良いですよ!

英訳メモをパソコンのメモに落としておいて、打ち合わせの時カンニングするのもアリ

【具体的な準備②】絶対使う丁寧語フレーズを3つマスターする

2つ目にやった方が良いことは、丁寧語フレーズを3つマスターするです。

スムーズな英会話を諦めるのであれば、せめて礼儀だけでも示しておこう!という作戦です



想像してみてください。

もし日本語が話せない外国のビジネスマンに「コレが欲しい。」「アレをやれ。」と言われるよりも、「コレをやって頂けないですか?」「オソレイリマス。。」

なんて、ノンネイティブなりに丁寧な言い方をしようとしている方が好印象ですよね。

母国語じゃなくてもビジネスマナーを守ろうとしている誠実な人だな。


このような印象をあたえることが出来ます。


社内の人間でも、取引先の人でも相手に気が遣える人は「なにか力になってあげたい」と思わせることができます

フレーズはたくさん覚えても実践で中々パッと出てこないので、重要なものを3つだけマスターしましょう。

Could you let me know 【your plan】?
【あなたのプラン】を教えて頂けませんか?

I appreciate if you can 【accept our suggestion】.
【私たちの提案を受け入れて】頂けると幸いです。

I will check and reply to you soon.
確認してすぐに回答します。



【】の中を入れ替えて、実際に英語を話す場面で使いそうなフレーズに言い換えてみてください。


そして寝起きでも言えるレベルまで、ブツブツと口に出して頭に叩き込みましょう


なぜこのフレーズかというと。

実は「恐れ入りますが・・・」「お手数おかけします・・」などの日本企業でよく使われる言葉は、あまり使いません。

その為ビジネス上で絶対に会話に出てくるようなフレーズを丁寧に言えた方が実際に現場で使えます^^

「I will check and reply to you soon.」は、一旦話を持ち帰って確認する時間を稼げるので特にオススメです(笑)




【具体的な準備③】会議の議題をリストアップして英訳リストを作っておく

最後にやるべきことは、会議の議題をリストアップして英訳リストを作っておくです。

普段の打ち合わせと同じように、事前に資料を作って相手に渡してしまえばいいです。

筆者はいつも「トピック」・「トピックの詳細」・「こちらの意見」という項目で表を作って英訳リストを相手に共有していました。



※英訳リスト参考例:取引先とのミーティングに使う資料

TOPICDETAILOUR OPINION
Purchasing plan for 2022we would like to decide purchasing plan for this termProduct A: 50unit
Product B: 50 unit
Request of additional function our customer requests additional function for Product Aneed to check feasibility at first.



ミーティング資料を先に作って事前配布してしまえば、向こうもトピックを先に確認して準備してきてくれます。

当日はこのような資料に沿って進めていけば認識違いやモタつきが起こりづらくなりますので気持ち的にも安心です。

【その他】仕事で急に英語を求められたときに大事な心構え

その他、補足です。

仕事で急に英語を求められたときに大事な心構えについてのアドバイスをのせておきます。

  • 分かるふりをしない。聞き流さない。
  • それっぽい英会話をすることがゴールではない。聞くべきことをしっかり聞き取ることをゴールにする

ネイティブは結構早口でぐいぐい話を前にすすめていきます。

その為、「okay..」「yes..」と相槌を打っているとドンドン話についていけなくなってしまいます💦

「あれ、いまのどういう意味だ?」

そう感じた時点で「sorry, could you explain once again?(もう一度説明して頂けますか?)」

と、口を挟める勇気を持ちましょう。

打ち合わせ終わりに聞くべきこと、伝えるべきことをきちんと消化したか確認してからクローズすれば安心!

結論:仕事で急に英語を使うことになった時は、基礎力をあげようとする前に応急処置が最優先!

以上です。

仕事で急に英語を使うことになった時は、基礎力をあげようとする前に応急処置が最優先!

ということを、実際に仕事で英語を急に求められた筆者が経験からお伝えしました。

スムーズな英会話は諦めて、「打ち合わせでしっかり聞くべきことを聞き、伝えたいことを伝えること。」「出張で取ってくるべき情報を入手してくること」

これが目的であることを忘れずに、以下の3点を集中的に準備しましょう。

【具体的な準備①】自社商品・サービスの英訳

【具体的な準備②】絶対使う丁寧語フレーズを3つマスターする
【具体的な準備③】会議の議題をリストアップして英訳リストを作っておく

具体的な英語フレーズやリストの作り方は本文をもう一度見返してみてくださいね。

そして1か月以上の余裕がある人は、スマホアプリでスキマ時間のコツコツ勉強で基礎力アップも狙う事。


↓アプリ公式HP

ビジネス英会話 スタディサプリEnglish

オススメは「絶対に通勤の合間にしかやらない!」とあえて制限をかけてしまうこと。
「今しか勉強できない!」というプレミア感から逆にやりたくなります(笑)

まぁ今はスマホで気軽にグーグル翻訳もできますし、これだけ用意すれば当日はなんとかなります!(最後にテキトー)

仕事で英語を使う可能性がある人は、細々と英語の勉強を始めておくのが一番良いですね。

筆者

baby steps to giant strides!
(千里の道も一歩から!)


word:仕事 英語 急に



ABOUT ME
さぱん
都内総合職勤務OL & 1児子育て中の筆者です。 一生勤めるつもりで新卒入社した会社を1年でやめることになり絶望。 その後2回の転職をへて1社目より好条件の一部上場企業へ入社できました。

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